各縣（市、區(qū)）城市管理局、市城市管理綜合行政執(zhí)法支隊(duì):
為進(jìn)一步加強(qiáng)城市管理行政執(zhí)法案卷管理，現(xiàn)將《贛州市城市管理局行政執(zhí)法案卷管理辦法》印發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
贛州市城市管理局
2023年4月6日
贛州市城市管理行政執(zhí)法案卷管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)城市管理行政執(zhí)法案卷管理，進(jìn)一步規(guī)范行政執(zhí)法行為，有效保護(hù)和利用案卷，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)行政許可法》《中華人民共和國(guó)行政處罰法》《中華人民共和國(guó)行政強(qiáng)制法》《贛州市城市管理?xiàng)l例》等相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，結(jié)合我市城市管理工作實(shí)際，制定本辦法。
第二條 本辦法適用于全市城市管理行政執(zhí)法案卷材料的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。法律、法規(guī)、規(guī)章或中央、省、市文件另有規(guī)定的，從其規(guī)定。
第三條 本辦法所稱(chēng)行政執(zhí)法案卷，是指行政執(zhí)法主體在行政許可、行政檢查、行政處罰、行政強(qiáng)制、行政復(fù)議、行政訴訟過(guò)程中形成或收集的，反映行政執(zhí)法情況、體現(xiàn)行政執(zhí)法過(guò)程、有保存價(jià)值的各種行政執(zhí)法文書(shū)、證據(jù)等記錄材料進(jìn)行整理歸檔形成的卷宗，包括數(shù)字信息系統(tǒng)形成的行政執(zhí)法電子卷宗。
第四條 行政執(zhí)法主體負(fù)責(zé)本單位行政執(zhí)法案卷管理工作，確定管理機(jī)構(gòu)和人員，保障必要的場(chǎng)所、設(shè)施和經(jīng)費(fèi)，實(shí)行專(zhuān)人負(fù)責(zé)，及時(shí)對(duì)行政執(zhí)法案卷進(jìn)行整理、立卷、歸檔。
數(shù)字信息系統(tǒng)形成的電子行政執(zhí)法材料，包括行政執(zhí)法文書(shū)形成的電子文本、電子證據(jù)、視聽(tīng)資料，以及執(zhí)法過(guò)程中同步數(shù)字化產(chǎn)生的紙質(zhì)執(zhí)法文書(shū)材料的電子版本等，應(yīng)當(dāng)即時(shí)歸檔或與紙質(zhì)行政執(zhí)法文書(shū)材料同步歸檔。
第五條 行政執(zhí)法主體應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)行政執(zhí)法信息化建設(shè)，逐步將行政執(zhí)法活動(dòng)納入行政執(zhí)法信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)行政執(zhí)法案件網(wǎng)上辦理、行政執(zhí)法案卷存量數(shù)字化和增量電子化。
第二章 歸檔管理
第六條 行政執(zhí)法案卷的歸檔范圍和期限，由各行政執(zhí)法主體按照檔案法的有關(guān)規(guī)定并參照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行。
第七條 行政執(zhí)法案卷材料收集和整理應(yīng)當(dāng)在行政執(zhí)法事項(xiàng)辦結(jié)后1個(gè)月內(nèi)完成，制作歸檔材料目錄清單，完成案卷封卷并移交本單位案卷管理機(jī)構(gòu)歸檔。
第八條 行政執(zhí)法案卷的歸檔、整理，原則上實(shí)行一案一卷，根據(jù)行政執(zhí)法行為種類(lèi)，按照年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）排列。材料多的行政執(zhí)法案卷，可以一案多卷，每卷單獨(dú)編卷號(hào)。
行政執(zhí)法案卷涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的，按照相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定管理，可分為正卷和副卷。其中正卷是在案件處理過(guò)程中形成的證據(jù)材料，可按規(guī)定提供外界利用；副卷是承辦案件過(guò)程中產(chǎn)生的依法不能公開(kāi)的文書(shū)材料。
適用簡(jiǎn)易程序或者行政檢查等形成材料較少的行政執(zhí)法案卷，可按類(lèi)別、時(shí)間、事由等分類(lèi)整理、歸檔，分別集中匯集成卷，實(shí)行多案一卷。
行政處罰過(guò)程中的投訴舉報(bào)辦理、行政檢查、行政強(qiáng)制 措施或者行政強(qiáng)制執(zhí)行文書(shū)材料，可以歸入行政處罰卷宗，不單獨(dú)整理。
第九條 歸檔材料應(yīng)當(dāng)內(nèi)容真實(shí)、簽署完備、印鑒齊全, 任何人不得涂改、偽造、損毀行政執(zhí)法案卷材料。
行政執(zhí)法案卷實(shí)行“誰(shuí)辦案、誰(shuí)立卷”的原則，行政執(zhí) 法案件承辦機(jī)構(gòu)、承辦人員對(duì)歸檔材料的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性負(fù)責(zé)。歸檔材料遺漏或者不符合要求的，應(yīng)當(dāng)補(bǔ)正。
對(duì)于歸檔材料中的復(fù)印件、影印件、抄錄本，與原件核 對(duì)無(wú)誤的，加蓋“本件與原件相符”字樣的證明章，注明日期、證據(jù)出處，并由有關(guān)行政執(zhí)法人員簽名。依據(jù)有關(guān)規(guī)定無(wú)需核對(duì)原件，或者僅需對(duì)材料信息進(jìn)行其他形式核驗(yàn)的，無(wú)需加蓋該類(lèi)證明章。
第十條 行政處罰案卷。行政執(zhí)法機(jī)關(guān)按照普通程序?qū)?/font>施行政處罰的，應(yīng)將下列行政處罰文書(shū)、證據(jù)及其他相關(guān)材料立卷歸檔：
（一）案件移送函及相關(guān)材料；
（二）投訴（舉報(bào)）案件受理登記表；
（三）行政處罰案件立案審批表；
（四）調(diào)查詢(xún)問(wèn)通知書(shū)；
（五）調(diào)查詢(xún)問(wèn)筆錄；
（六）現(xiàn)場(chǎng)檢查（勘察）筆錄；
（七）當(dāng)事人提供或執(zhí)法人員調(diào)查、收集的相關(guān)證據(jù);（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、身份證、授權(quán)委托書(shū)等身份證明材料，書(shū)證，物證，照片、音頻等視聽(tīng)資料，電子數(shù)據(jù)的文字說(shuō)明或者截圖，證人證言，評(píng)估、鑒定等其他材料）
（A）責(zé)令改正通知書(shū)；
（九）整改情況材料；
（十）證據(jù)先行登記保存通知書(shū)；
（十一）證據(jù)先行登記保存物品處理決定材料；
（十二）行政執(zhí)法文書(shū)送達(dá)地址確認(rèn)書(shū)；
（十三）案件調(diào)查終結(jié)報(bào)告；
（十四）法制審核意見(jiàn)書(shū)；
（十五）重大復(fù)雜案件行政負(fù)責(zé)人集體討論材料（局長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要）;
（十六）案件處理審批表；
（十七）行政處罰事先告知書(shū)；
（十八）陳述、申辯書(shū)及相關(guān)材料；
（十九）行政處罰聽(tīng)證告知書(shū)；
（二十）聽(tīng)證申請(qǐng)書(shū)；
（二十一）行政處罰聽(tīng)證通知書(shū)；
（二十二）聽(tīng)證筆錄及相關(guān)聽(tīng)證材料；
（二十三）聽(tīng)證意見(jiàn)書(shū)；
（二十四）行政處罰決定書(shū)；
（二十五）送達(dá)回證（包括送達(dá)各項(xiàng)執(zhí)法文書(shū)）；
（二十六）非稅收入電子繳款書(shū)
（二十七）當(dāng)事人延期、分期繳納罰款申請(qǐng)；
（二十八）延期或分期繳納罰款申請(qǐng)審批表；
（二十九）當(dāng)事人申請(qǐng)行政復(fù)議、提起訴訟的相關(guān)材料;
（三十）行政復(fù)議機(jī)關(guān)、審判機(jī)關(guān)的裁決文書(shū)；
（三十一）非稅收入票據(jù)；
（三十二）催告書(shū)
（三十三）行政處罰強(qiáng)制執(zhí)行申請(qǐng)書(shū)；
（三十四）執(zhí)行情況相關(guān)憑證；
（三十五）結(jié)案審批表；
（三十六）其它文書(shū)、證據(jù)等材料。
行政執(zhí)法機(jī)關(guān)按照簡(jiǎn)易程序?qū)嵤┬姓幜P的，應(yīng)當(dāng)將當(dāng)場(chǎng)處罰決定書(shū)、違法事實(shí)證據(jù)資料、執(zhí)行情況相關(guān)憑證及其他相關(guān)材料立卷歸檔。
第十一條 行政強(qiáng)制案卷。行政執(zhí)法機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)將下列行政強(qiáng)制文書(shū)、證據(jù)及其他相關(guān)材料立卷歸檔：
（一）查封（扣押）類(lèi)：查封（扣押）決定書(shū)、送達(dá)回證、行政強(qiáng)制措施及相關(guān)事項(xiàng)內(nèi)部審批表、行政強(qiáng)制措施現(xiàn)場(chǎng)筆錄、重大行政強(qiáng)制決定法制審核意見(jiàn)書(shū)、延長(zhǎng)查封（扣押）期限決定書(shū)、檢測(cè)（檢驗(yàn)、檢疫、技術(shù)鑒定）期限告知書(shū)、查封（扣押）財(cái)物處理決定材料、其他文書(shū)、證據(jù)等材料；
（二）其他行政強(qiáng)制措施類(lèi)：其他行政強(qiáng)制措施決定書(shū)、送達(dá)回證、行政強(qiáng)制措施及相關(guān)事項(xiàng)內(nèi)部審批表、行政強(qiáng)制措施現(xiàn)場(chǎng)筆錄、重大行政強(qiáng)制決定法制審核意見(jiàn)書(shū)、解除行政強(qiáng)制措施決定書(shū)、其他文書(shū)、證據(jù)等材料；
（三）行政強(qiáng)制執(zhí)行（一般）類(lèi)：行政強(qiáng)制執(zhí)行決定書(shū)、送達(dá)回證、行政強(qiáng)制執(zhí)行及相關(guān)事項(xiàng)內(nèi)部審批表、催告書(shū)、陳述（申辯）筆錄、強(qiáng)制拆除除除公告、行政強(qiáng)制執(zhí)行現(xiàn)場(chǎng)筆錄、中止強(qiáng)制執(zhí)行決定書(shū)、終結(jié)強(qiáng)制執(zhí)行決定書(shū)、恢復(fù)強(qiáng)制執(zhí)行通知書(shū)、執(zhí)行協(xié)議、其他文書(shū)、證據(jù)等材料；
（四）行政強(qiáng)制執(zhí)行（申請(qǐng)法院執(zhí)行）類(lèi)：強(qiáng)制執(zhí)行申請(qǐng)書(shū)、送達(dá)回證、行政強(qiáng)制執(zhí)行及相關(guān)事項(xiàng)內(nèi)部審批表、催告書(shū)、當(dāng)事人陳述（申辯）意見(jiàn)、法院裁定文書(shū)、其他文書(shū)、證據(jù)等材料。
第十二條 卷內(nèi)歸檔材料可以按照上級(jí)主管部門(mén)規(guī)定的正卷、副卷的方式排列，也可以按照歸檔材料形成的時(shí)間先后順序排列，或者按照結(jié)論性文件、證據(jù)材料和其他有關(guān)材料等順序排列。
第十三條 行政執(zhí)法案卷宜采用軟卷皮裝訂。入卷的行政執(zhí)法文書(shū)、證據(jù)及其他相關(guān)材料應(yīng)當(dāng)保留原件；原件確實(shí)無(wú)法入卷的，可以保存復(fù)印件，但應(yīng)當(dāng)與原件進(jìn)行核對(duì)，標(biāo)明“經(jīng)核對(duì)與原件無(wú)誤”，注明來(lái)源、日期，并由核對(duì)人簽名或者蓋章。
凡能附卷保存的證物均應(yīng)當(dāng)入卷。不能附卷保存的證物應(yīng)當(dāng)在案卷內(nèi)注明名稱(chēng)、內(nèi)容、數(shù)量、來(lái)源、特征、提取時(shí)間、存放地點(diǎn)等。不宜保存的證物，應(yīng)當(dāng)拍照附卷。
第十四條 行政執(zhí)法案卷的卷內(nèi)材料應(yīng)當(dāng)按照排列順序，采用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁(yè)編頁(yè)碼。凡有文字的頁(yè)面都應(yīng)當(dāng)編頁(yè)碼, 頁(yè)碼的位置正面在右上角，反面在左上角。一本案卷編一個(gè)流水頁(yè)碼。案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷底不編頁(yè)碼。
第十五條 案件承辦部門(mén)及承辦人負(fù)責(zé)案卷材料辦案期間的保管責(zé)任，整理完畢的行政執(zhí)法案卷應(yīng)當(dāng)及時(shí)移交檔案管理人員，辦理交接手續(xù)。
第三章 電子案卷歸檔保管
第十六條 對(duì)永久保管期限案卷、重大專(zhuān)案、典型案例應(yīng)積極開(kāi)展電子檔案保存，并采取措施有效保障電子案卷的真實(shí)性、完整性和安全性。
第十七條 行政執(zhí)法電子案卷的歸檔范圍按照第二章有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，收集、整理、歸檔、編目、存儲(chǔ)、備份、轉(zhuǎn)換與遷移等按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/ T18894-2016 )執(zhí)行。
第十八條 行政執(zhí)法案卷同時(shí)存在電子案卷與紙質(zhì)案卷的，二者應(yīng)當(dāng)在內(nèi)容及版面格式上保持一致。
第四章 保管與利用
第十九條 各級(jí)行政執(zhí)法主體應(yīng)當(dāng)配置足夠的符合安全保管條件的庫(kù)房和裝具，以及保存聲像等特殊載體案卷資料的專(zhuān)用設(shè)備。在日常案卷保管工作中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定控制案卷庫(kù)房溫濕度，采取防火、防盜、防水、防潮、防塵、防高溫、防強(qiáng)光及紫外線照射、防污染和防有害生物(霉、蟲(chóng)、鼠等)等措施，確保案卷安全，同時(shí)延長(zhǎng)檔案的使用年限，對(duì)已破損、霉變、褪色的檔案要及時(shí)采取修補(bǔ)、復(fù)制等措施，庫(kù)房?jī)?nèi)不得存放與案卷無(wú)關(guān)的物品。
第二十條 移交歸檔后的行政執(zhí)法案卷，不得修改案卷內(nèi)容，不得私自增加或者抽取案卷文件材料。確實(shí)需增加案卷文件材料的，應(yīng)當(dāng)在征得行政執(zhí)法主體負(fù)責(zé)人書(shū)面同意后, 按照立卷歸檔的相關(guān)規(guī)定辦理，并說(shuō)明情況。擅自修改、偽造或者丟失案卷的，按照相關(guān)規(guī)定處理。
第二十一條 行政執(zhí)法案卷原則上不得外借，不向社會(huì)開(kāi)放，因行政復(fù)議、訴訟、執(zhí)法檢查、案卷評(píng)查等原因需要借閱、利用行政執(zhí)法案卷的，借閱、利用者不得拆卷、抽取文件材料或者涂改、勾劃、圈點(diǎn)、污損案卷，以維護(hù)檔案的完整。
第二十二條 行政執(zhí)法案卷在辦案期間或歸檔保管期間，發(fā)生擅自修改、偽造、損壞或者丟失案卷材料的，按照相關(guān)規(guī)定處理。
第五章 鑒定銷(xiāo)毀
第二十三條 行政執(zhí)法主體應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)保管期限屆滿的行政執(zhí)法案卷進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀。未經(jīng)鑒定，不得擅自銷(xiāo)毀行政執(zhí)法案卷。
第二十四條 行政執(zhí)法案卷鑒定工作由行政執(zhí)法主體負(fù)責(zé)人、案件辦理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、案卷管理人員等組成案卷鑒定小組組織實(shí)施。經(jīng)鑒定仍有保存價(jià)值的行政執(zhí)法案卷，應(yīng)當(dāng)延長(zhǎng)保管期限繼續(xù)保存；經(jīng)鑒定無(wú)保存價(jià)值的行政執(zhí)法案卷，應(yīng)當(dāng)制作銷(xiāo)毀清冊(cè)，提出銷(xiāo)毀報(bào)告，經(jīng)行政執(zhí)法主體主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。
第二十五條 銷(xiāo)毀行政執(zhí)法案卷，應(yīng)由本機(jī)關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)和案件辦理機(jī)構(gòu)共同派人監(jiān)銷(xiāo)。應(yīng)當(dāng)指定兩名以上監(jiān)銷(xiāo)人員，監(jiān)督銷(xiāo)毀案卷的全過(guò)程，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀案件檔案之前，應(yīng)認(rèn)真對(duì)照銷(xiāo)毀清冊(cè)進(jìn)行清查核對(duì)，確定無(wú)誤后方可銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀后應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字或蓋章，簽署銷(xiāo)毀日期，銷(xiāo)毀案件檔案的清冊(cè)和銷(xiāo)毀報(bào)告應(yīng)當(dāng)永久保存。
第六章 附則
第二十六條 本辦法自印發(fā)之日起施行。
